ChatGPT로 엑셀 분석하는 방법

엑셀 파일을 올리고 “이 데이터 분석해 줘”라고 쓰면 ChatGPT는 무언가를 만들어 줍니다. 그런데 그 결과가 맞는지는 올린 사람이 판단해야 합니다. 어떤 열을 어떤 기준으로 더했는지 정하지 않으면 같은 파일에서도 합계가 달라지고, 파일에 섞여 있는 중복 행이나 문자로 저장된 숫자는 합계를 조용히 틀리게 만듭니다.

그래서 이 글은 정답을 미리 알고 있는 예제 파일로 연습합니다. 파일에는 문제 두 개를 일부러 넣어 두었습니다. 아래 순서대로 시키고, 마지막에 정답 표와 맞춰 보면 ChatGPT가 어디까지 맞게 했는지 직접 확인할 수 있습니다.

예제 파일

chatgpt-excel-sample.xlsx를 내려받습니다. 가상의 판매내역이고, 개인정보는 없습니다. 시트 이름은 판매내역, 머리글을 뺀 데이터는 41행입니다.

첫 행이 열 이름이고, 그 아래는 주문 한 건당 한 행입니다. 분석용 파일은 이 모양이 가장 다루기 쉽습니다. 한 시트에 표를 여러 개 놓거나, 셀을 병합하거나, 빈 행으로 표를 나누면 열이 어디서 시작하는지 알기 어려워집니다. 자기 파일이 그런 모양이라면 올리기 전에 한 표만 남긴 사본을 만듭니다.

올린 파일이 제대로 읽히지 않으면 엑셀에서 다른 이름으로 저장으로 CSV(쉼표로 값을 나눠 저장한 텍스트 파일)로 내보내 올립니다. CSV에는 시트 하나만 담기므로 분석할 시트를 연 채 저장하고, 한글이 들어 있으면 저장 형식을 CSV UTF-8로 고릅니다.

실제 업무 파일이라면 고객 이름이나 연락처 같은 열은 지운 사본을 올리는 편이 안전합니다.

먼저 데이터를 검사합니다

처음부터 매출 합계를 묻지 않고, 파일에 어떤 문제가 있는지부터 보고하게 합니다. 아직 고치지 말라고 적는 것이 핵심입니다.

첨부한 엑셀 파일을 분석하기 전에 먼저 확인해 줘.
시트 이름, 행과 열의 개수, 열 이름과 각 열의 데이터 형식을 알려 줘.
빈 값, 날짜 형식 오류, 숫자가 문자로 저장된 칸을 찾아 줘.
주문번호가 두 번 이상 나오는 행은 나머지 열의 값까지 모두 똑같은 행인지, 상품이나 수량이 다른 행인지 나눠서 알려 줘.
데이터는 수정하지 말고 문제만 보고해 줘.

주문번호가 같다고 모두 중복은 아닙니다. 한 주문에 상품이 여러 개 들어 있으면 같은 주문번호가 여러 행에 정상적으로 나옵니다. 이런 행을 지우면 매출이 줄어듭니다. 반대로 값이 전부 같은 행도 항상 중복은 아닙니다. 주문번호 같은 고유한 거래 식별자가 없는 파일에서는 같은 날 같은 상품을 같은 수량으로 두 번 판 서로 다른 거래가 값이 똑같은 두 행으로 남습니다. 그래서 중복은 주문번호가 같고 나머지 열까지 모두 같은 행으로 정합니다. 예제 파일에는 ORD-012가 두 번 나오는데 날짜, 상품, 수량, 매출액, 환불액이 모두 같고, 주문번호만 같고 내용이 다른 행은 없습니다. 숫자가 문자로 저장된 칸은 ORD-028의 매출액 하나입니다. 보고가 이와 다르면 이후 집계가 아래 정답 표와 달라질 수 있으니 더 꼼꼼히 대조합니다. 자기 파일에서도 “이상 없음”이라는 답은 그대로 믿지 않고, 열 하나를 골라 직접 중복을 찾아봅니다.

원본은 그대로 두고 정리본을 따로 만들게 하는 방식이 안전합니다. 문제를 확인한 뒤에는 이렇게 요청합니다.

원본은 바꾸지 말고 정리본을 따로 만들어 줘.
주문번호가 같고 나머지 열의 값까지 모두 같은 행만 한 건 남기고 지워 줘. 주문번호만 같고 내용이 다른 행은 지우지 말고 따로 알려 줘.
주문번호처럼 거래를 구분하는 열이 없으면 아무것도 지우지 말고, 값이 같은 행의 목록만 보여 줘.
문자로 저장된 숫자는 숫자로 바꿔 줘.
지운 행과 바꾼 행, 그 이유는 목록으로 보여 줘.

정리본은 채팅에서 파일로 내려받아 열어 봅니다. 지운 행과 바꾼 행의 목록을 받아 두면 나중에 어떤 숫자가 어디서 달라졌는지 추적할 수 있습니다. 목록에 지운 행이 있다면 정말 같은 거래의 중복 기록인지 원본에서 직접 열어 확인합니다. 거래를 구분하는 열이 없는 파일에서 값이 같은 행은 자동으로 지우지 않고, 주문서나 결제 내역 같은 다른 자료로 같은 거래인지 확인한 뒤 사람이 지웁니다.

계산 기준을 말해 줍니다

같은 데이터라도 기준에 따라 합계가 달라집니다. 이 예제에서는 순매출을 매출액에서 환불액을 뺀 금액으로 정합니다.

정리본으로 계산해 줘.
순매출은 매출액에서 환불액을 뺀 금액으로 정의해.
월별 매출액, 환불액, 순매출을 집계하고, 상품별 판매수량과 순매출도 계산해 줘.
빈 값은 임의로 0으로 바꾸지 말고 먼저 알려 줘.

월별로 나눌 때는 어느 날짜를 기준으로 할지도 정해야 합니다. 예제 파일에는 주문일 열만 있어서 환불액도 주문이 속한 달에 넣었습니다. 실제 파일에 환불일 열이 따로 있다면 8월에 주문하고 9월에 환불된 건이 8월 환불로 잡히는지 9월 환불로 잡히는지에 따라 월별 순매출이 달라집니다. 날짜 열이 문자로 저장된 파일은 월 구분 자체가 틀어질 수 있으므로 “주문일 열을 날짜 형식으로 바꿔서 월을 나눠 줘”라고 먼저 요청하고, 월 경계에 걸리는 날짜(말일과 1일)의 행을 몇 개 직접 확인합니다.

실제 업무에서는 취소 주문, 부분 환불, 부가세 포함 여부 같은 기준이 따로 있습니다. 이런 기준은 질문에 직접 적어 줍니다. 말하지 않은 기준은 도구가 자기 방식으로 정하고, 그 사실이 답변에 드러나지 않을 수 있습니다.

표와 차트로 확인합니다

합계 숫자만 봐서는 흐름을 알기 어렵습니다. 집계표와 차트를 같이 받습니다.

월별 순매출을 선 그래프로, 상품별 순매출을 막대그래프로 만들어 줘.
그래프에 쓴 집계표도 함께 보여 주고, 가장 많이 늘거나 줄어든 항목을 한두 문장으로 설명해 줘.

ChatGPT는 코드를 실행해 데이터를 집계하고 차트를 만들 수 있고, 계정과 화면에 따라서는 @Visualize로 차트나 다이어그램 만들기를 따로 불러올 수도 있습니다. 어떤 기능이 보이는지는 플랜, 플랫폼, 지역, 워크스페이스 설정에 따라 다릅니다. 차트는 만든 시점의 정보를 바탕으로 한 스냅샷이어서, 원본이 바뀌면 다시 만들어야 합니다.

차트는 무엇을 보려는지 정해서 요청합니다

“차트 만들어 줘”만 쓰면 무엇을 보여 줄지 도구가 고릅니다. 보고 싶은 비교를 먼저 정하면 차트 종류도 따라서 정해집니다.

• 시간에 따른 변화: “월별 순매출을 선 그래프로 그려 줘. 가로축은 월, 세로축은 원 단위로 하고 값을 점 위에 표시해 줘.”
• 항목끼리 비교: “상품별 순매출을 큰 순서대로 막대그래프로 그려 줘. 막대 끝에 금액을 표시해 줘.”
• 구성 비율: “상품별 순매출이 전체에서 차지하는 비율을 보여 줘. 비율의 합이 100%인지 확인해서 알려 줘.”

차트마다 “그래프에 쓴 집계표를 같이 보여 줘”를 붙입니다. 그래프가 틀렸을 때 표를 보면 원인이 데이터인지 그리는 방식인지 가려내기 쉽고, 표의 숫자는 아래 정답 표와 바로 맞춰 볼 수 있습니다. 세로축이 0에서 시작하지 않으면 작은 차이가 크게 보이므로, 막대그래프는 축의 시작점도 확인합니다.

전월 대비 변화와 순위를 봅니다

합계를 구한 다음에는 달라진 점을 봅니다. 변화율은 (이번 달 − 지난달) ÷ 지난달로 계산하고, 비율끼리의 차이는 퍼센트가 아니라 퍼센트포인트(%p)로 말합니다. 예제의 정리본으로 계산하면 이렇습니다.

순매출의 변화율은 (891,000 − 1,085,000) ÷ 1,085,000 = −17.9%입니다. 매출액은 13.5% 줄었는데 환불액이 56.7% 늘어서 순매출은 더 크게 줄었습니다. 상품별로 나누면 어디서 줄었는지 보입니다.

순매출이 194,000원 줄었고 그중 상품 A가 120,000원, 약 62%를 차지합니다. 순위는 기준에 따라 뒤집힙니다. 전체 기간의 순매출은 C(836,000), B(630,000), A(510,000) 순이지만, 판매수량은 A(40), C(39), B(23) 순입니다. 환불액을 매출액으로 나눈 환불율은 A 15.0%, B 8.7%, C 2.6%이고, 환불 5건은 모두 매출액 전액이 환불된 주문입니다. 같은 “순위”라도 수량인지 순매출인지에 따라 결론이 달라지므로, 순위를 물을 때는 기준을 적습니다.

정리본으로 월별 매출액, 환불액, 순매출의 전월 대비 변화율을 계산해 줘.
변화율은 (이번 달 − 지난달) ÷ 지난달로 계산하고 계산식과 분자, 분모 값을 같이 보여 줘.
환불율은 환불액 ÷ 매출액이고, 월별 차이는 %p로 써 줘.
상품별로도 순매출 변화율을 구하고, 전체 감소분에서 각 상품이 차지하는 비중을 알려 줘.
순위는 순매출 기준과 판매수량 기준을 둘 다 보여 줘.

변화율은 분모가 작을수록 크게 보입니다. 환불액의 +56.7%는 8월 환불액 67,000원이 작아서 커 보이는 숫자이기도 합니다. 변화율을 말할 때는 원래 금액을 같이 적습니다.

이상값은 기준을 정해 찾습니다

“이상한 값을 찾아 줘”는 기준이 없는 요청입니다. 기준을 정해 주면 같은 결과를 다시 만들 수 있습니다. 두 가지 기준을 예로 듭니다.

• 분포 기준: 사분위수 범위(IQR, 가운데 절반 값들이 퍼진 폭)를 쓰면 1사분위수 − 1.5×IQR보다 작거나 3사분위수 + 1.5×IQR보다 큰 값이 이상값 후보입니다. 예제 정리본의 주문별 매출액은 1사분위수 30,000원, 3사분위수 66,000원, IQR 36,000원이어서 상한은 120,000원이고, 하한은 −24,000원이라 해당하는 주문이 없습니다. 가장 큰 주문 두 건(ORD-019, ORD-031)은 120,000원으로 상한과 같지만 넘지는 않습니다. 사분위수는 계산 방식에 따라 값이 달라질 수 있는데, 이 예제는 엑셀의 QUARTILE.INC와 QUARTILE.EXC 어느 쪽으로 계산해도 같은 값이 나옵니다. 상한과 같은 값이 경계에 놓여 있어 방식에 민감하므로, 자기 파일에서는 어떤 방식으로 계산했는지 답변에 적게 합니다. 이 두 건은 둘 다 둘 다 상품 B 4개(단가 30,000원)입니다.
• 규칙 기준: 상품마다 단가가 일정하다면 매출액 ÷ 판매수량이 다른 행이 이상값입니다. 예제 파일에서는 모든 행에서 단가가 일정합니다(상품 A 15,000원, 상품 B 30,000원, 상품 C 22,000원).

이 예제는 이상값이 하나도 나오지 않는 것이 정답입니다. “이상값이 있습니다”라고 답한 결과가 나오면 어떤 기준을 썼는지 물어봅니다.

정리본의 주문별 매출액에서 이상값을 찾아 줘.
기준은 IQR 방식(1사분위수 − 1.5×IQR 미만, 3사분위수 + 1.5×IQR 초과)이고, 사분위수는 엑셀 QUARTILE.INC와 같은 방식으로 계산하고 방식을 적어 줘. 사분위수와 상한, 하한 값을 먼저 보여 주고, 기준에 해당하는 행만 목록으로 알려 줘.
다음으로 상품별 단가(매출액 ÷ 판매수량)가 일정한지 확인하고, 다른 행이 있으면 알려 줘.
없으면 "없음"이라고 쓰고, 가장 큰 주문 세 건과 그 단가도 보여 줘.

기준에 걸린 행이 있어도 곧바로 오류라고 단정하지 않습니다. 큰 대량 주문일 수도 있어서, 원본이나 주문서에서 그 행을 확인한 뒤에 처리합니다.

평균과 비율은 합쳐서 다시 계산합니다

월별 값을 다시 평균 내거나 비율끼리 평균 내는 실수가 자주 나옵니다. 예제 파일로 보면 이렇습니다.

평균 주문 금액은 매출액을 주문 수로 나눈 값이고, 환불율은 환불액을 매출액으로 나눈 값입니다. 두 달의 평균 주문 금액을 다시 평균 내면 약 54,338원으로, 전체 40건으로 계산한 53,700원과 다릅니다. 8월은 주문이 23건이고 9월은 17건이라 두 달의 무게가 같지 않기 때문입니다. 환불율도 두 달 값을 평균 내면 약 8.2%가 되어, 전체 환불액을 전체 매출액으로 나눈 약 8.0%와 어긋납니다.

그래서 평균과 비율은 이렇게 요청합니다.

평균 주문 금액과 환불율은 월별 값을 평균 내지 말고, 전체 합계를 전체 주문 수와 전체 매출액으로 나눠서 다시 계산해 줘.
월별 값과 전체 값을 한 표에 나란히 보여 주고, 계산식도 같이 써 줘.

답변의 평균이 월별 값의 평균인지 전체를 다시 나눈 값인지는 계산식을 보면 알 수 있습니다. 계산식이 없는 평균은 그대로 쓰지 않고 식을 먼저 요청합니다.

정답과 대조합니다

차트가 나왔다고 숫자가 맞는 것은 아닙니다. 예제 파일의 정답은 이렇습니다. 주문번호와 나머지 열이 모두 같은 중복 행을 한 건으로 세고 문자로 저장된 숫자를 숫자로 바꾼 값입니다.

주문은 중복 한 행을 빼고 40건, 환불이 있는 주문은 5건입니다.

원본과 정리본의 합계가 다른 것은 정상입니다. 원본의 매출액 열은 숫자로 저장된 칸만 더하면 2,178,000원이고, 이것은 엑셀의 SUM이 문자로 저장된 ORD-028의 15,000원을 건너뛰기 때문입니다. 문자로 저장된 칸까지 숫자로 읽어 더하면 2,193,000원입니다. 정리본의 2,148,000원은 여기서 중복 행 ORD-012의 45,000원을 뺀 값입니다(2,193,000 − 45,000). 정리본 합계가 원본과 다른 이유는 “지운 중복 행”과 “숫자로 바꾼 문자 칸” 두 가지로 설명되어야 합니다. 설명되지 않는 차이가 남으면 지우지 말아야 할 행을 지웠거나 계산에서 빠진 행이 있다는 신호입니다.

숫자가 다를 때는 ChatGPT에게 검증을 시킵니다. 집계표의 총합을 집계표끼리 비교하면 같은 실수가 두 번 들어가도 맞아 보이므로, 정리본의 행을 직접 더한 값과 비교하게 합니다.

정리본의 매출액, 환불액 열을 행별로 직접 더한 합계를 구해 줘.
그 합계를 월별 집계표의 총합과 비교해 줘. 순매출도 같은 방식으로 확인해 줘.
다음으로 원본의 매출액 합계와 정리본의 합계가 다른 이유를 지운 행과 바꾼 행으로 나눠 설명해 줘.
설명되지 않는 차이가 있으면 제외되었거나 두 번 계산된 행을 찾아 줘. 계산에 쓴 기준과 검증 결과를 보여 줘.

자기 파일에서는 정답 표가 없으므로, 엑셀에서 합계를 한 번 직접 구해 비교합니다. SUM 함수로 매출액 열을 더한 값과 ChatGPT가 말한 원본 합계를 비교하고, 숫자가 문자로 저장된 칸이 있으면 SUM이 그 칸을 건너뛰므로 합계가 어긋나면 이것부터 의심합니다. 날짜 형식이나 빈 값 때문에 일부 행이 제외되어도 이 단계에서 합계가 어긋납니다.

결과 파일을 엑셀에서 열어 검증합니다

ChatGPT가 만든 정리본과 집계표는 파일로 내려받아 엑셀에서 열고, 값이 맞는지 엑셀의 함수로 다시 구합니다. 같은 계산을 다른 도구로 한 번 더 하는 것이므로, 도구가 같은 실수를 반복하는 일을 막아 줍니다.

1. 내려받은 파일을 열고 시트 이름, 행 수, 열 이름이 요청한 구성인지 봅니다. 정리본은 예제 기준으로 머리글을 뺀 40행이어야 합니다.
2. 금액 열의 셀을 눌러 숫자로 저장되었는지 봅니다. 왼쪽 정렬이거나 셀 모서리에 표시가 붙은 칸은 문자일 수 있습니다.
3. 집계표의 셀을 눌러 수식인지 값인지 봅니다. 값만 들어 있는 집계표는 원본이 바뀌어도 갱신되지 않습니다.
4. 정리본 시트 옆에 검증 시트를 만들고 아래 함수로 다시 구합니다. 데이터가 2행부터 41행까지이고 A열 주문번호, B열 주문일, C열 상품명, D열 판매수량, E열 매출액, F열 환불액이라고 가정합니다.

• 총 매출액: =SUM(E2:E41)
• 총 환불액: =SUM(F2:F41)
• 8월 매출액: =SUMIFS(E2:E41,B2:B41,">="&DATE(2026,8,1),B2:B41,"<"&DATE(2026,9,1))
• 상품 A 순매출: =SUMIFS(E2:E41,C2:C41,"상품 A")-SUMIFS(F2:F41,C2:C41,"상품 A")
• 고유 주문 수: =SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A2:A41,A2:A41))
• 전월 대비 변화율: =(9월 순매출 셀−8월 순매출 셀)/8월 순매출 셀

마지막 수식의 “9월 순매출 셀”은 직접 계산해 둔 셀 주소로 바꿔 넣습니다.

예제 정리본이라면 총 매출액 2,148,000, 총 환불액 172,000, 8월 매출액 1,152,000, 상품 A 순매출 510,000, 고유 주문 수 40이 나와야 합니다. 값이 다르면 ChatGPT의 집계표와 정리본 중 어느 쪽이 틀렸는지 행별로 좁혀 갑니다. 원본 시트에서 SUM으로 구한 2,178,000과 정리본의 2,148,000이 다른 이유는 앞에서 설명한 두 가지(중복 행과 문자로 저장된 칸)입니다.

내 파일에 적용하려면

예제 파일의 열 이름은 주문번호, 주문일, 상품명, 판매수량, 매출액, 환불액입니다. 자기 파일은 열 이름이 다를 수 있으므로, 첫 질문에 열의 뜻을 적어 줍니다.

첨부한 파일의 시트는 [시트 이름]이고, 머리글은 첫 줄입니다.
[A열]은 [주문번호], [B열]은 [날짜], [C열]은 [상품], [D열]은 [수량], [E열]은 [금액], [F열]은 [환불 금액]입니다.
이 열의 뜻대로 분석하고, 열의 뜻이 불분명하거나 값이 의심스러우면 계산하기 전에 먼저 물어봐 줘.

자기 파일에서 먼저 정할 것은 세 가지입니다. 한 행이 무엇을 뜻하는지(주문 한 건인지, 상품 한 줄인지), 중복의 기준이 무엇인지, 금액에 부가세와 할인이 포함되어 있는지입니다. 이 셋은 질문에 직접 적습니다. 올린 파일이 읽히지 않을 때는 시트 하나를 CSV UTF-8로 저장해 올리는 방법도 있습니다.

결과를 문서로 정리합니다

분석이 끝나면 한 번에 보고서 형태로 받습니다.

이번 분석을 월간 판매 보고서로 정리해 줘.
핵심 지표, 월별 추세, 상품별 특징, 데이터 오류와 주의할 점을 포함하고, 중요한 숫자는 집계표와 일치하는지 확인해 줘.

생성된 파일은 미리 보고 내려받을 수 있습니다. 내려받은 파일은 모든 시트, 표, 쪽을 열어 확인합니다. 시트 이름과 열 구성을 미리 지정해 둡니다. 기존 엑셀 파일을 직접 고치게 해야 한다면 고칠 시트와 열, 유지할 수식과 서식을 구체적으로 적고, 원본은 따로 보관합니다. 수식과 서식이 그대로 보존되는지는 결과 파일에서 직접 확인합니다.

이 방법이 맞지 않는 경우

탐색과 집계, 이상값 발견, 차트 초안에는 잘 맞습니다. 수식과 서식이 그대로 유지되어야 하는 통합 문서나 외부에 내보내기 어려운 민감한 실적 자료에는 맞지 않습니다. 이런 파일은 엑셀에서 계산하고, ChatGPT는 그 결과를 설명하거나 보고서 문장으로 다듬는 용도로 쓰는 쪽이 안전합니다.

마무리 정리

• 합계를 묻기 전에 데이터를 검사시키고, 이때는 아무것도 수정하지 못하게 합니다.
• 계산 기준(순매출 같은 정의)은 질문에 직접 적습니다.
• 원본은 두고 정리본을 따로 만들게 하며, 바뀐 행의 목록을 함께 받습니다.
• 차트는 집계표와 같이 받고, 엑셀의 SUM 같은 직접 계산과 총합을 맞춰 봅니다.
• 수식·서식 보존이 필요한 파일과 민감한 자료는 엑셀에서 처리하고 ChatGPT는 설명과 초안에 씁니다.